.jpg)
Geen nood, ik heb een plan
Ik vind bijna dagelijks interessant ogende koppen in de media, die mijn absolute aandacht capteren (niet moeilijk, m’n interesses zijn breeeeed), maar waarvoor ik nu effe geen tijd heb; ik archiveer ze dan, voor ‘later’. En vanaf daar is het als wachten op Godot, later-die-nooit-komt … Tot een periode aanbreekt van 6 weken lockdown; ik heb nu tijd om m’n mailbox op te kuisen, en voor het eerst een gearchiveerd artikel te lezen uit het Nieuwsblad van 7/12/2017, met om aandacht schreeuwende titel: Topman Crisiscentrum doet oproep aan gezinnen: “Zorg dat er een noodplan aan frigo hangt”.
Geef toe, in Coronatijden kan zoiets tellen, zeker als je de aanhef van de vetgedrukte inleiding leest: “Niet alleen de overheid moet zich voorbereiden op elke mogelijke crisissituatie. Ook de gezinnen moeten hun steentje bijdragen. Het crisiscentrum van Binnenlandse Zaken roept iedereen op een eigen noodplan te maken en op te hangen in huis. Een goede voorbereiding is de helft van het werk in crisissituaties”.
Weerbaarheid verhogen
Aan het woord is de toenmalig nieuwe topman van het Crisiscentrum, Bart Raeymaekers. Hij pleit ervoor de zelfstandige weerbaarheid van de bevolking in een crisissituatie te verhogen, of het nu gaat over terreur, brand of welke crisis ook. Ik vraag me onvermijdelijk af: was ik de afgelopen zes weken beter af geweest, had ik tijdig zo’n noodplan gemaakt? Het artikel verwijst naar mijnnoodplan.be, een initiatief van het Crisiscentrum dat burgers helpt hun eigenste noodplan op te stellen. Ik dus snel daarheen, om in slechts 7 stappen mijn plan-op-maat te maken. Compleet met naar eigen smaak in te vullen kleurplaat. Hoe komt het dat ik dit niet eerder geweten heb?
M’n nimmer verzadigbare zucht naar informatie is andermaal getriggerd, en ik hoef niet eens lang te zoeken om stapels informatie te vinden over hoe je je als burger kunt informeren over en vooral voorbereiden op gevaarlijke situaties. Je krijgt hiervan een uitstekend en praktisch overzicht op R!SICOinfo.be, opnieuw een federaal initiatief. Het is maar de vraag in hoeverre de bevolking bekend is met deze informatie. Ik heb hierover alvast de afgelopen weken niets gehoord.
Business Continuity Plan (BCP) , instrument van Business Continuity Management (BCM)
Als al zo veel moeite wordt gedaan voor een noodplan op gezinsniveau, dan moet er ook informatie te rapen zijn voor bedrijven en organisaties? Want niemand wil toch dat vitale activiteiten in onze samenleving stil vallen omwille van een incident waarvan tot zekere hoogte de impact voorspelbaar is? Inderdaad, je hoeft nauwelijks moeite te doen of je wordt platgewalst op internet met informatie en adviezen omtrent BCM(anagement) en BCP(lanning). Ik maak dezelfde bedenking opnieuw: het is maar de vraag in hoeverre bedrijven en organisaties bekend zijn met deze informatie; ik heb hierover de afgelopen weken niets gehoord.
Het voorjaar 2020 was VUCA als nooit tevoren, Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous. Veel bedrijven en organisaties kijken met een bang hart naar de toekomst, en vragen zich af: kon ik beter voorbereid zijn geweest? Had ik het anders moeten aanpakken? En wat een volgende keer? Welke maatregelen kan ik nemen en hoe moeten we handelen wanneer over enkele maanden of enkele jaren ons een volgende calamiteit overvalt?
Zoals ik als burger geen idee heb van de hulpmiddelen die beschikbaar zijn, zo hebben veel bedrijfsleiders en verantwoordelijken er geen idee van dat ook voor hen checklists, scenario’s en handleidingen ontwikkeld werden. Daarom volgt hierna een korte toelichting bij 3 dergelijke instrumenten. Doe er je voordeel mee, laat je inspireren, vertaal ze naar jouw praktijk, stel je bestaande plannen bij, maar vooral: laat je geen tweede keer verrassen!
Toegevoegde waarde: een BCP-oefening is tegelijk een uitstekende en proactieve, diepgaande doorlichting van strategie en operationele opties, een toegepaste oefening op oplossingsgericht creatief/disruptief denken. Het stelt overtuigingen, methoden en gewoonten in vraag; de antwoorden en eventuele aanpassingen maken het bedrijf of de organisatie Future-Proof. De opmaak ven een BCP draagt bovendien bij aan kwaliteit in de organisatie: ze is een toepassing van de PDCA-cyclus, Plan Do Check Act/Adapt, het werk is nooit af. BCM is daarom een vorm van kwaliteitsmanagement. Je kunt een BCP-oefening dus ook lanceren vanuit een andere prioriteit, en gebruiken als tool en als casestudy om te werken aan de toekomst. BCP op je groeipad, je Road to Growth.
Hierna 3 BCP instrumenten; de eerste twee zijn afkomstig van het federaal Crisiscentrum, nummer drie is opgesteld door de Vlaamse Overheid. Je wil hier graag concreet mee aan de slag, of je hebt hulp nodig bij de interpretatie of implementatie? We horen het graag.
Business Continuity Management, Handleiding voor implementatie
(FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Crisiscentrum, juni 2009, pdf, 132 pag.) Deze zeer uitgebreide publicatie beschrijft een methodologie om BCM te implementeren binnen de FOD Binnenlandse Zaken. Delen I en II vormen een algemene theoretische inleiding op BCM, en een projectie op de specifieke overheidsomgeving, deel III (60 pagina’s!) bestaat uit werkdocumenten die je projectgewijze stap voor stap een BCP helpen opbouwen. Een zeer volledig document, zeker voor wie er ‘alles’ over wil weten en de globale context zien. Minpuntje: een pdf is niet zo handig om een transcript te maken naar de eigen situatie.
https://crisiscentrum.be/sites/default/files/2009_bcm_method_nl.pdf
Implementatie van een Business Continuity Planning. Voorbereiding op de uitbraak van een pandemie
(FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Crisiscentrum, maart 2020, pdf, 11 pag.) De originele versie van dit document dateert van 2008; je vindt deze trouwens terug als laatste deel van vorige referentie. De eenvoudige en in 2020 geactualiseerde checklist helpt je bij de uitwerking van een BCP met aandacht voor de activiteiten, de gezondheid en het welzijn van het personeel en coördinatie met externe partijen en overheden. Bij specifieke aandachtspunten worden nuttige kanttekeningen gemaakt die je concreet en praktisch verder helpen.
https://www.risico-info.be/nl/downloads/implementatie-van-een-business-continuity-planning
Liantis liet zich alvast meteen inspireren en bracht snel een eigen versie uit van deze checklist; verschillende opmaak, zelfde inhoud. Je vindt ze op https://www.liantis.be/sites/default/files/uploads/IF3163N_20200303_BCP_Pandemie.pdf
Toolbox Bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM)
(Vlaamse overheid, webpagina’s) De Vlaamse Overheid kon niet achter blijven, en ontwikkelde zelf ook een Toolbox. Naar eigen zeggen is deze in de eerste plaats bedoeld voor de departementen en agentschappen die deel uitmaken van die Vlaamse overheid. Dat belet niet dat zo’n Toolbox ook voor andere sectoren inspirerend werkt. Voor wie niet weet hoe zo’n plan er dan uiteindelijk zou kunnen uitzien is een voorbeeld toegevoegd van het departement Kanselarij en Bestuur. Er is een projectmatig 5-stappenplan met tekst en toelichting, en sjablonen in Excel, best handig om meteen mee aan de slag te gaan. Enig minpuntje: ik mis een helikopteroverzicht, een MindMap van het geheel.
https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/toolbox-bedrijfscontinu%C3%AFteitsmanagement-bcm
Het goed nieuws is dat Corona vroeg of laat minder bedreigend zal worden. Het slechte nieuws is dat het einde van een crisis gegarandeerd de eerste aanloop is naar een volgende. Bedrijven en organisaties die tot hiertoe gedacht hadden dat het nooit zo’n vaart zou lopen weten vandaag beter. Het moment voor vooruitziende ondernemers is gekomen om je, naast alle andere taken en zorgen, ook te buigen over jouw BCM en aansluitend BCP, kwestie van een volgende keer voorbereid aan het front te komen. Het weze je een troost: Business Continuity Management heeft een grote overlap met alle andere dagelijkse beslommeringen van werken-aan-de-toekomst.
.jpg){kind=small}
